WhatsApp s’ha convertit en una eina habitual per a empreses i professionals per comunicar-se amb clients, gestionar cites o intercanviar documentació de manera ràpida.
Tanmateix, el seu ús professional també pot implicar riscos importants en matèria de protecció de dades, especialment quan s’utilitza sense mesures de seguretat adequades o sense una política interna clara.
Moltes empreses utilitzen WhatsApp diàriament sense ser plenament conscients que estan tractant dades personals i, en alguns casos, fins i tot informació especialment sensible.
És legal utilitzar WhatsApp en una empresa?
Sí, però la seva utilització s’ha de fer respectant les obligacions previstes al Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).
El problema no sol ser l’eina en si, sinó la manera com s’utilitza.
No és el mateix:
- confirmar una cita;
- que compartir documentació confidencial;
- crear grups de clients;
- o utilitzar telèfons personals amb finalitats professionals.
Errors més freqüents
Crear grups mostrant telèfons de tercers
Un dels incompliments més habituals consisteix a crear grups on tots els participants poden visualitzar el número de la resta de persones.
En determinats contextos, això pot suposar una comunicació indeguda de dades personals.
Compartir informació sensible
Moltes empreses envien per WhatsApp:
- contractes,
- pressupostos,
- DNI,
- dades bancàries,
- o fins i tot documentació sanitària.
Tot i que WhatsApp incorpora determinades mesures de xifratge, això no elimina automàticament tots els riscos associats al tractament de dades personals.
Ús de dispositius personals
L’ús de telèfons mòbils personals per a comunicacions professionals pot dificultar el control de la informació per part de l’empresa i augmentar el risc d’accessos indeguts o de pèrdua de dades.
WhatsApp Business no garanteix el compliment de l’RGPD
WhatsApp Business incorpora funcionalitats orientades a l’entorn professional, però la seva utilització no implica automàticament el compliment de la normativa de protecció de dades.
Les empreses continuen sent responsables de:
- analitzar els riscos;
- informar adequadament els usuaris;
- limitar la informació compartida;
- i aplicar mesures de seguretat adequades.
Què haurien de fer les empreses?
Algunes mesures recomanables són:
- disposar d’una política interna d’ús;
- limitar la informació enviada per missatgeria;
- utilitzar dispositius corporatius;
- restringir accessos;
- activar l’autenticació en dos passos;
- i formar el personal sobre bones pràctiques.
A més, en determinats sectors (com el sanitari, jurídic o educatiu) pot ser necessari aplicar mesures reforçades a causa de la sensibilitat de la informació tractada.
Conclusió
WhatsApp pot ser una eina útil en l’entorn professional, però la seva utilització s’ha de fer de manera responsable i tenint en compte les obligacions derivades de la normativa de protecció de dades.
En molts casos, petites accions quotidianes poden generar riscos importants per a la confidencialitat de la informació i per a la mateixa empresa.
Analitzar com s’utilitzen aquest tipus d’eines i establir mesures adequades pot evitar incidents de seguretat, reclamacions i problemes de compliment normatiu.
La teva empresa utilitza WhatsApp amb clients?
A Vila Font Protecció de Dades ajudem empreses i professionals a adaptar les seves comunicacions i processos a l’RGPD mitjançant solucions pràctiques i adaptades a cada activitat.